Tutorial Mengirim Revisi Format Naskah pada Tahap Submission melalui Open Journal System

Cara Mengirim Revisi Format Naskah

1. Buka Submission Artikel yang Akan Diperbaiki

Login ke akun OJS menggunakan akun yang sebelumnya digunakan untuk mengirim artikel. Setelah masuk ke dashboard, buka menu Submissions, kemudian pilih judul artikel yang akan diperbaiki.

Pada halaman submission, pastikan Anda berada pada tab Workflow dan tahap Submission.

File artikel yang sebelumnya dikirim akan terlihat pada bagian Submission Files. Apabila pengelola jurnal meminta perbaikan karena file sebelumnya berbentuk PDF atau belum menggunakan template jurnal, siapkan terlebih dahulu naskah yang telah diperbaiki dalam format Microsoft Word (.doc atau .docx) sesuai template jurnal tujuan.

Gambar 1. Halaman Workflow pada tahap Submission dan menu Pre-Review Discussions.

Pada bagian bawah halaman terdapat menu Pre-Review Discussions. Menu ini dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan editor atau pengelola jurnal sebelum naskah memasuki proses review.

Klik tombol Add discussion untuk mengirimkan file naskah yang telah diperbaiki.

2. Buat Pesan Revisi Format Naskah

Setelah memilih Add discussion, OJS akan menampilkan formulir Add discussion.

Pada bagian Participants, pilih pihak yang akan menerima atau terlibat dalam komunikasi tersebut apabila pilihan peserta tersedia.

Selanjutnya, isi bagian Subject dengan keterangan yang jelas, misalnya:

Revisi Format Naskah

Pada bagian Message, sampaikan secara singkat bahwa file yang dilampirkan merupakan naskah yang telah diperbaiki. Contoh pesan yang dapat digunakan:

Kepada Yth. Tim Editor,
Kami mengirimkan revisi format naskah dalam bentuk file Word yang telah disesuaikan dengan template jurnal. Terima kasih.

Selanjutnya, pada bagian Attached Files, klik Upload File untuk mengunggah naskah hasil perbaikan.

Gambar 2. Form Add discussion untuk mengirim pesan dan mengunggah file revisi format naskah.

Pastikan file yang dipilih merupakan versi terbaru dan telah disesuaikan dengan template jurnal. Periksa kembali nama file agar tidak tertukar dengan naskah versi sebelumnya.

Setelah file berhasil muncul pada bagian Attached Files, klik tombol OK untuk menyimpan dan mengirimkan diskusi.

3. Pastikan Revisi Tercatat pada Pre-Review Discussions

Setelah proses berhasil dilakukan, kembali ke halaman Workflow. Pada bagian Pre-Review Discussions akan muncul diskusi baru dengan subjek yang sebelumnya dibuat, misalnya Revisi Format Naskah.

Gambar 3. Revisi Format Naskah telah tercatat pada bagian Pre-Review Discussions.

Munculnya diskusi tersebut menunjukkan bahwa komunikasi dan file revisi telah dicatat pada submission yang sama.

Pada kondisi tertentu, OJS dapat menampilkan pemberitahuan bahwa sistem mengalami masalah ketika mengirimkan notifikasi melalui email. Apabila pesan seperti ini muncul tetapi diskusi Revisi Format Naskah sudah terlihat pada bagian Pre-Review Discussions, periksa kembali diskusi tersebut untuk memastikan pesan dan file revisi telah tersimpan. Jika diperlukan, penulis dapat menghubungi pengelola jurnal untuk memberitahukan bahwa file revisi telah dikirim melalui OJS.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Sebelum mengirimkan revisi format naskah, penulis disarankan memastikan bahwa:

1. naskah telah menggunakan template resmi jurnal tujuan;
2. file disimpan dalam format Microsoft Word (.doc atau .docx) apabila jurnal mensyaratkannya;
3. judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, kata kunci, isi artikel, tabel, gambar, sitasi, dan daftar pustaka telah mengikuti format jurnal;
4. file yang diunggah merupakan versi revisi terbaru;
5. revisi dikirim melalui submission yang sama, bukan dengan membuat submission artikel baru; dan
6. nama file dibuat jelas agar editor dapat membedakan naskah awal dan naskah hasil perbaikan.

Sebagai contoh, nama file dapat dibuat:

Revisi_Format_Naskah_NamaPenulis.docx

atau:

JudulSingkat_Revision.docx

Penutup

Revisi terhadap naskah yang sebelumnya diunggah dalam bentuk PDF atau belum sesuai dengan template jurnal dapat dilakukan melalui fitur Pre-Review Discussions pada submission yang sama. Penulis cukup membuka submission artikel, memilih Add discussion, memberikan keterangan mengenai revisi, mengunggah file Word yang telah diperbaiki, kemudian memastikan diskusi tersebut tercatat pada sistem.

Dengan menggunakan submission yang sama, proses perbaikan naskah menjadi lebih tertib karena file revisi dan komunikasi antara penulis dengan pengelola jurnal tetap terdokumentasi dalam riwayat artikel.

Catatan: Panduan ini digunakan untuk revisi format naskah pada tahap Submission sebelum proses review. Apabila artikel telah masuk ke tahap Review dan penulis diminta memperbaiki substansi berdasarkan komentar reviewer, proses pengunggahan revisinya mengikuti mekanisme revisi pada tahap Review.